Politique de confidentialité - Santévet Group

Information concernant le traitement de vos données personnelles

Santévet Group attache une grande importance à la protection des données personnelles de ses clients et de ses partenaires et le respect de leur vie privée est un enjeu majeur.

 

C’est la raison pour laquelle Santévet Group (ci-après “le Groupe”) a mis en place des mesures techniques et organisationnelles destinées à préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles et notamment, empêcher que celles-ci ne soient déformées, endommagées, détruites, perdues ou divulguées à des tiers non autorisés.

 

En effet, lors de votre utilisation de nos sites Internet ou de nos applications mobiles, nous collectons des données à caractère personnel vous concernant.

 

L’objectif de la présente politique est de vous informer sur la nature des données personnelles que nous collectons et les traitements que nous opérons, les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles, les personnes avec qui nous sommes amenés à partager ces données, la durée pendant laquelle nous les conservons, ainsi que les droits dont vous disposez concernant vos données personnelles. 

Définitions

Qu’est-ce qu’une donnée à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel est toute information ou donnée permettant directement ou indirectement d’identifier une personne physique :

  • Par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification (exemple : votre code propriétaire), un identifiant en ligne (exemple : courriel), un numéro de téléphone, une date de naissance.
  • Par référence à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à votre identité physique (exemple : écriture manuscrite).
  • Par recoupement d’informations de type date de naissance, adresse postale.

Vos données personnelles sont collectées soit directement auprès de vous, soit indirectement (auprès de votre vétérinaire, de votre courtier, de tiers autorisés, de sites comparateurs après votre accord express etc.).

Les données à caractère personnel seront dénommées ci-après « données personnelles ».

 

Qu’est-ce qu’un traitement de données ?

Un traitement de données est toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés portant sur des données personnelles, ce qui inclut notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

 

Qu’est-ce qu’un responsable de traitement ?

Un responsable de traitement est toute personne physique ou morale qui détermine, seule ou conjointement, les finalités et les moyens d’un traitement.

 

Information concernant le traitement de vos données personnelles

Vos Données Personnelles sont collectées et gérées en application des dispositions légales en vigueur. Elles sont soumises à une réglementation européenne, le RGPD (le règlement nᵒ 2016/679, dit règlement général sur la protection des données).

 

Responsable de traitement et DPO (Délégué à la protection des données)

Vos données sont traitées dans le cadre d’un contrat d’assurance santé animale par l’une des entités du Groupe, en fonction de la nature de notre relation.

 

Aussi, vos données pourront être collectées et traitées par :

  • L’ensemble des entités de courtage (ci-après “le Courtier”) détenues par le Groupe.
    • Pour l’ensemble des produits des marques SANTÉVET et JIM&JOE, le courtier VETASSUR SARL, située au 35 rue de Marseille – CS 50623 – 69366 LYON Cedex 07 - RCS Lyon B 449 826 742 - N° ORIAS : 07 003 163. 
    • Pour l’ensemble des produits de la marque BULLE BLEUE, le courtier Animal Experts SAS situé 2 rue Horus Haute Borne - 59650 Villeneuve d'Ascq - immatriculée au RCS de Lille Métropole sous le numéro 507 551 125 - N° ORIAS : 08 044 780.
  • Le gestionnaire, La Compagnie des Animaux S.A.S. (ci-après “le Gestionnaire”) - S.A.S. au capital social de 8 493 414,00 €, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro B 531 604 411, ayant son siège social 35 Rue de Marseille - CS 50623 - 69366 Lyon Cedex 07 ; Entreprise certifiée ISO 9001
  • L’Assureur dont les coordonnées sont inscrites dans votre contrat d’adhésion d’assurance santé animale.

 

À titre d’exemples : 

  • Si votre contrat concerne une police d’assurance SantéVet - “Confort +” alors le responsable de traitement sera le Courtier (Vetassur) pour la prestation d’assurance et le Gestionnaire (Le Groupe Santévet) pour la partie Prévention et service.
  • Si votre contrat concerne une police d’assurance Bulle Bleue - “Bleue tranquille” alors le responsable de traitement sera le Courtier (Animal Expert) pour la prestation d’assurance et le Gestionnaire (Le Groupe Santévet) pour la partie Prévention et services.

 

Par souci de toujours mieux protéger vos données, Le Groupe a désigné un délégué à la protection des données personnelles. En fonction du produit d’assurance souscrit, vous pouvez contacter ce dernier à l’adresse correspondante ci-dessous : 

  • Pour l’ensemble des produits Santévet : dpo@santevet.com.
  • Pour les produits Jim & Joe : dpo@jim&joe.com.
  • Pour les produits Bulle Bleue : dpo@bullebleue.fr.

 

En sa qualité de courtier d’assurance et souscripteur agréé de l’Assureur, le Courtier est responsable de la protection des données pour divers processus en relation avec votre contrat d'assurance.

 

L’Assureur est responsable en vertu de la loi sur la protection des données du traitement des données personnelles dans le cadre de la mise en œuvre de votre contrat d'assurance.

De quelles données parle-t-on ?

Dans le cadre de nos activités, nous collectons et utilisons vos données personnelles afin de pouvoir vous proposer le contrat d’assurance ou de service le plus adapté à vos besoins.

Voici les données personnelles concernées : 

  • Des données dites “d’identification” comme vos nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse postale et email, numéros de téléphone, numéro de carte d’identité / passeport.
  • Des données relatives à votre animal comme son numéro de puce ou de tatouage, son nom, sa race, sa date de naissance.
  • Des données d’ordre économique et financier telles que votre Iban, vos informations bancaires.
  • Des données relatives à vos contrats d’assurance ou à vos déclarations de sinistres, telles que votre numéro de police d’assurance, les justificatifs vétérinaires permettant de demander un remboursement etc.
  • Des données de connexion et de traçabilité (adresse IP, logs, cookies, connexions à notre site internet, connexion à notre application mobile)
  • Des données nécessaires à la lutte contre la fraude, notamment la fraude à l’assurance, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;

La réalisation de devis ou l'exécution de votre contrat d'assurance n'est possible qu’avec la fourniture des données indiquées comme obligatoires dans chaque formulaire concerné.

Si vous nous communiquez les coordonnées d’autres personnes, vous devez vous assurer au préalable que ces personnes ont donné leur accord pour le traitement de leurs données par Le Groupe et pour les finalités pour lesquelles nous utilisons lesdites données.

 

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?

Vos données nous sont utiles pour les différents motifs expliqués ci-dessous :

 

Pourquoi traitons-nous vos données ? Sur quelle base légale / juridique ? Combien de temps les conservons-nous ?
Établir un devis et gérer la souscription de votre contrat : lors d’une demande d’un devis ou d’une souscription, vous devez renseigner un questionnaire comportant des informations personnelles, nécessaires à l’étude de votre dossier afin de comprendre votre besoin et de vous proposer une solution adaptée. Réalisation des mesures précontractuelles

- Si vous devenez un client,vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales applicables, soit cinq (5) ans et sous réserve des obligations légales et réglementaires de conservation.

- Si vous ne devenez pas client, vos données seront conservées jusqu’à trois (3) ans à compter du dernier contact avec vous. 

- Concernant les données relatives à votre carte bancaire, celles-ci sont conservées par notre prestataire de service de paiement “Stripe” jusqu’à la fin de la transaction. Les données relatives à vos cartes bancaires pourront être conservées, pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction, en archives intermédiaires pendant une durée de treize (13) mois suivant la date de débit. Ce délai peut être étendu à quinze (15) mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation des cartes de paiement à débit différé.

Gérer et assurer la bonne exécution du contrat : nous traitons vos informations dans le cadre de la gestion de la vie de votre contrat, notamment pour la modification de votre contrat, pour le calcul et le recouvrement de vos cotisations et pour le reporting auprès des assureurs.

- Exécution du contrat

- Respect de nos obligations légales

Vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales applicables, soit cinq (5) ans et sous réserve des obligations légales et réglementaires de conservation.

Gérer la relation client : Nous sommes amenés à traiter vos données personnelles dans le cadre de la gestion de vos sollicitations, ainsi que de l’analyse de nos interactions à des fins d’amélioration de nos services.

- Exécution du contrat

- Intérêt légitime pour l’amélioration de nos produits et nos services

Vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales applicables, soit cinq (5) ans et sous réserve des obligations légales et réglementaires de conservation.
Gérer les réclamations de premier niveau : nous sommes amenés à traiter vos données dans le cadre du traitement de vos réclamations. Exécution du contrat Vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales applicables, soit cinq (5) ans et sous réserve des obligations légales et réglementaires de conservation.
Gérer vos demandes de remboursement : nous traitons vos données dans le cadre de l’analyse et de l’indemnisation de vos demandes de remboursement de manière automatisée ou manuelle.

- Exécution du contrat

- Notre intérêt légitime pour la gestion automatisée de vos demandes

Vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales applicables, soit cinq (5) ans et sous réserve des obligations légales et réglementaires de conservation.

Gérer vos demandes Payvet : nous traitons vos demandes de remboursement reçues via Payvet et nous procédons aux traitements nécessaires de vos données afin de mettre en place le service de paiement pour votre compte. Exécution du contrat Vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales applicables, soit cinq (5) ans et sous réserve des obligations légales et réglementaires de conservation.
Réaliser des enquêtes : nous pourrons être amenés à vous contacter, par voie postale, mail, téléphone ou SMS, pour des enquêtes qualité, ou des communications marketing. Notre intérêt légitime Le temps de la réalisation et de l’analyse de l’enquête.
Gérer des campagnes newsletters : lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter sur notre site web, nous sommes amenés à traiter certaines données personnelles. Votre consentement Pendant la durée de votre inscription

Gérer des campagnes marketing (par téléphone ou email) : 

- Lors de la réalisation d’un devis, il vous sera proposé la possibilité de recevoir des offres promotionnelles et informations relatives à notre Groupe et à ses différents partenaires.

 

- Une fois votre contrat résilié, vous pouvez recevoir des offres pour des produits ou services équivalents à ceux que vous avez souscrits.

 

Votre consentement

- Si vous ne devenez pas client : jusqu’à trois (3) ans après notre dernier contact ou suppression immédiate si vous ne souhaitez pas faire l’objet de nos campagnes marketing.

 

- Jusqu’au retrait de votre consentement.

Analyser nos interactions à des fins d’amélioration de nos services : nous mesurons et améliorons continuellement la qualité de nos services. Pour cela, vos courriers, mails, messages sur les réseaux sociaux sont susceptibles d’être enregistrés et analysés par les services supports, notre centre de formation et l’ensemble des managers des services en relation avec les clients. Intérêt légitime

La durée nécessaire à l’analyse de notre interaction et jusqu’à trois (3) ans à compter de la collecte des données.

Lutter contre le blanchiment des capitaux, contre le financement du terrorisme, ainsi que le contrôle de sanctions : Nous pouvons être amenés à traiter vos données pour la mise en place d’une surveillance des contrats pouvant aboutir à la rédaction d’une déclaration de soupçon ou à une mesure de gel des avoirs, en application du Code monétaire et financier. Obligation légale Vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales applicables, soit cinq (5) ans et sous réserve des obligations légales et réglementaires de conservation.
Gérer les enregistrement des appels téléphoniques entre vous et nos conseillers à des fins de formation et d’amélioration de notre qualité de service. Notre intérêt légitime

- Les enregistrements des appels ne sont pas systématiques et sont conservés six (6) mois.

- Les analyses des appels sont conservées pour une durée de un (1) an.

- Les enregistrements réalisés lors de la souscription / renouvellement d’un contrat d’assurance sont conservés pour une durée de 2 ans.

Gérer vos demandes d’exercice de droit Obligation légale Dans le cas où un justificatif d’identité vous serait demandé, celui-ci ne serait conservé que le temps de la vérification de votre identité puis supprimé.
Lutter contre la fraude à l’assurance : il est de notre intérêt que les tentatives de fraude puissent être détectées afin d’éviter la prise en charge de demandes injustifiées et / ou frauduleuses. Cela permet de maintenir des cotisations adaptées aux risques et d’engager des poursuites, si nécessaire. Intérêt légitime Vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle augmentée de la durée des prescriptions légales applicables, soit cinq (5) ans et sous réserve des obligations légales et réglementaires de conservation.
Réaliser des statistiques : nous utilisons vos données à des fins statistiques pour améliorer nos produits, en élaborer de nouveaux et vous les proposer aux tarifs les plus justes, ainsi que pour analyser et optimiser votre utilisation de nos services. Intérêt légitime Le temps nécessaire à l’élaboration des statistiques puis anonymisation.

 

Qui traite vos données personnelles ?

Quelles que soient leurs attributions respectives, les différents services du Groupe peuvent être conduits à traiter vos données personnelles pour les besoins de leur activité et en vue de rendre leur service en interne ou au bénéfice de la clientèle. Chaque collaborateur amené à traiter des données personnelles y est expressément autorisé par son supérieur hiérarchique ou la direction de l’entreprise.

 

Nos collaborateurs sont sensibilisés au traitement des données personnelles mises à leur disposition dans le cadre de leurs missions et sont tenus au respect des règles internes élaborées par Le Groupe en conformité avec les réglementations européennes et nationales applicables.

 

Nos collaborateurs sont également formés à la limitation des traitements aux seuls besoins et finalités rappelés dans la présente politique.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles peuvent être transmises à des tiers conformément aux exigences légales. Selon les finalités, nous transmettons vos données aux organismes suivants :

 

- L’Assureur et les sociétés qui leur sont affiliées : se rapporter à votre contrat.

 

- L’ensemble des entités suivantes :

  • Santévet Group (La Compagnie des Animaux SAS France)
  • Vetassur
  • Animal Experts

 

Dans votre intérêt, nous nous réservons le droit de transmettre vos données aux filiales du groupe afin de vous proposer un produit similaire et analogue sauf si vous vous y opposez expressément.

  • Le médiateur saisi et les autorités légalement autorisés pour le traitement de vos réclamations,
  • Votre vétérinaire
  • Des tiers dans la mesure où nous sommes tenus de remplir nos obligations légales de transmission (commissaires aux comptes, auxiliaires de justice, officiers ministériels etc.).

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à communiquer certaines catégories de vos données personnelles, aux fins énumérées précédemment, à nos sous-traitants ou nos prestataires de services dûment autorisés (prestataire d’hébergement, prestataire CRM,  prestataire de mesure d’audience, prestataire d’enregistrement téléphoniques, prestataire d’envoi de communication marketing, prestataire de paiement en ligne, prestataire d’archivage, imprimerie, autres prestataires informatiques, etc.)

 

Sauf cas de coresponsabilité du traitement, ces destinataires interviennent en tant que sous- traitants – définis comme toute société amenée à traiter des données personnelles suivant les instructions et sous la responsabilité et le contrôle de Santévet Group – pour le traitement de tout ou partie des données personnelles dans la limite nécessaire à l’accomplissement de leurs prestations.

 

Ces destinataires sont contractuellement tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles et de les utiliser uniquement aux fins exclusives des prestations que nous leur avons confiées.

 

Dans le cas où des données personnelles vous concernant sont transférées à des sous- traitants domiciliés hors de l’Union européenne, si besoin est, un contrat de transfert de données personnelles est signé par le sous-traitant afin de maintenir un niveau de protection équivalent de vos données personnelles à celui du Groupe La Compagnie des Animaux et à la législation européenne.

 

En dehors des destinataires ci-dessus énumérés et sous réserve d’y être contraint par une autorité judiciaire ou par la loi, ou de protéger nos droits et intérêts, nous nous engageons à ne pas communiquer, ni partager, ni mettre à disposition, ni vendre vos données personnelles à des tiers sans votre consentement exprès et préalable.

Où sont traitées vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont stockées en interne et sur les serveurs de la société Amazon Web Services, situés dans l’Union Européenne.

 

Nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles à des prestataires situés en dehors de l’Union Européenne dans la mesure où cela s’avère nécessaire pour exécuter nos services ou pour répondre à une obligation légale (ex : obligations de déclaration fiscale).

 

Dans une telle situation, le transfert de vos données personnelles est limité aux pays ayant été reconnus par la Commission Européenne comme disposant d’un niveau de protection adéquat. Pour les autres pays, un tel transfert ne pourra avoir lieu que si le destinataire des données présente des garanties suffisantes pour que le transfert soit réalisé conformément aux exigences de la réglementation applicable, et à ce titre respecte, soit les clauses contractuelles types de la Commission Européenne, soit des règles internes d’entreprise ayant force contraignante.

Combien de temps sont conservées vos données ?

Nous nous engageons à conserver vos données personnelles dans un environnement sécurisé, uniquement pour une durée adéquate et nécessaire à l’atteinte des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable notamment en matière civile et commerciale. Ceci inclut notamment la conservation de certaines données à caractère personnel au terme de notre relation contractuelle, afin de respecter nos obligations légales et dans le cadre de procédures judiciaires afin de défendre nos droits en justice.

 

À titre d’exemples :

  • Pour les finalités en relation avec l’existence d’une relation contractuelle avec nous, nous conservons vos données personnelles pendant toute la durée de votre contrat puis nous les archivons pendant la durée de la prescription légale aux fins de preuve pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, à savoir cinq (5) ans..
  • Pour les finalités de facturation, nous conservons vos données personnelles pendant une durée de dix (10) ans à compter de la fin de votre contrat, conformément aux obligations légales.
  • En l’absence de conclusion d’un contrat, nous supprimons vos données personnelles trois (3) ans après le dernier contact avec vous.
  • Les cookies sont conservés pendant une période de treize (13) mois à compter de leur collecte.
  • Les enregistrements téléphoniques sont conservés six (6) mois, exceptés les enregistrements prouvant la conclusion ou le renouvellement d’un contrat, qui sont conservés 2 ans.

Comment sont sécurisées vos données ?

Nous avons mis en place des normes internes de protection des données et de sécurité informatique pour assurer la protection et la sécurité de vos données. Nous prenons en compte, la nature des données personnelles et les risques que présentent les traitements, pour mettre en place les mesures techniques, physiques et organisationnelles appropriées pour préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles notamment pour empêcher leur perte, altération, destruction ou accès par des tiers non autorisés.

 

Lorsque vous souscrivez sur notre site ou par téléphone, vos paiements par carte bancaire sont sécurisés grâce à notre prestataire Stripe. En effet, nous ne mémorisons aucune donnée bancaire. La sécurité du paiement est donc garantie.

Quels sont vos droits ?

Vous disposez de droits sur les données personnelles vous concernant que nous traitons dans le cadre de l’utilisation de nos services. Ces droits qui peuvent être exercés dans les conditions prévues par la réglementation sont les suivants :

 

  • Droit d’information : vous pouvez obtenir une confirmation du traitement de données personnelles vous concernant relativement aux finalités des traitements, aux catégories de données traitées, aux destinataires des données ainsi traitées ainsi qu’à la durée de conservation des données.
  • Droit d’accès : vous pouvez obtenir une copie de l’ensemble des données personnelles vous concernant dont nous disposons et une information sur les traitements que nous mettons en œuvre sur ces données.
  • Droit de rectification : vous pouvez demander la mise à jour de vos données personnelles lorsque vous considérez que celles-ci ne sont plus exactes ou qu’elles sont incomplètes.
  • Droit d’effacement : vous pouvez demander la suppression de l’ensemble de vos données personnelles dans la limite de ce que la loi prévoit.
  • Droit de limitation : vous pouvez demander de faire cesser pour une période limitée tout traitement autre que la conservation des données sur certaines de vos données personnelles, parce que vous contestez l’exactitude de ces données (le temps pour nous d’effectuer les vérifications nécessaires), ou vous contestez la licéité du traitement opéré sur ces données, ou vous souhaitez utiliser ces données pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice alors que nous allions les supprimer.
  • Droit d’opposition pour motifs légitimes : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans la mesure où cela est justifié par des raisons tenant à votre situation particulière ou dans le cas où cette opposition concerne de la prospection commerciale, y compris le profilage. Dans ce dernier cas, vous disposez d’un droit général d’opposition que nous mettrons en œuvre sans que vous n’ayez à justifier d’une situation particulière.
  • Droit à la portabilité : vous pouvez obtenir la récupération des données personnelles dont nous disposons au format électronique, pour votre usage personnel ou celui d’un autre responsable de traitement, lorsque ces données personnelles répondent aux conditions cumulatives suivantes :
    • Vous nous avez fourni ces données ou elles résultent de votre utilisation de nos services,
    • Ces données ont été collectées sur la base de votre consentement ou de l’exécution de la relation contractuelle qui vous lie avec vous.
  • Droit de retirer votre consentement : lorsque vous avez donné votre consentement à un traitement de vos données personnelles, vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause les opérations effectuées préalablement à ce retrait.
  • Droit de définir le sort de vos données après votre mort : vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès (concernant leur conservation, leur effacement, et le cas échéant leur communication).
  • Droit de ne pas faire l’objet d’un traitement entièrement automatisé : Vous avez le droit d'obtenir une intervention humaine, d'exprimer votre point de vue et de contester une décision. 

 

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.

 

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le Délégué à la protection des données :

 

- Soit par lettre simple à l’adresse Santévet Group (DPO), 35 rue de Marseille, CS 50623 – 69366 LYON Cedex 07.

 

- Soit par mail : 

 

Vous pouvez également, en cas de contestation, former une réclamation auprès de la CNIL dont le site internet est accessible à l’adresse suivante : www.cnil.fr et le siège est situé 3 Place Fontenoy, 75007 Paris.

Modification de la politique de confidentialité, de sécurité et de protection des données personnelles

Cette politique de confidentialité, de sécurité et de protection des données personnelles est susceptible d’être révisée en fonction des évolutions législatives et réglementaires ou d’une modification des conditions de traitement des données personnelles.

 

Nous vous invitons à la consulter régulièrement dans la rubrique « Politique de confidentialité » ou « Mes données personnelles » de nos sites Internet.